Comment faire des relations presse ?

Comment faire des relations presse ?

Plus de 85 % des journalistes pensent que les professionnels de la communication devraient en apprendre davantage sur les médias avant de se lancer. Vous n’avez pas besoin de tous les connaître personnellement, bien sûr… Heureusement, il existe des moyens et des outils médiatiques utiles qui pourraient vous aider à améliorer vos relations avec les médias.

Les gens sarcastiques prétendent que d’entretenir des bonnes relations avec les médias c’est comme jouer au football sur un terrain miné. Selon nous, c’est davantage comme d’essayer de résoudre le jeu de logique le plus populaire au monde : le démineur. Tout ce dont vous avez besoin, c’est de respecter quelques règles, de connaître les bons outils de relations avec les médias et le jeu est gagné.

Alors, comment améliorer vos relations avec les médias, gagner le cœur des journalistes et faciliter leur travail ?

Comprenez ce que vous voulez présenter

Rien ne renvoi une image plus « paresseuse » que de recevoir un mail de quelqu’un qui vous présente quelque chose que vous ne couvrez pas. Si c’est la première fois que vous envoyez un communiqué de presse, faites bien vos recherches en amont. Ouvrez leur site internet et voyez où pourrait se situer votre contenu. Qui sont les journalistes qui écrivent des articles similaires ?

Dans une telle relation, il faut s’occuper des détails. Envisagez-vous d’inviter des journalistes à participer à un événement pour les producteurs de viande ? Ne contactez pas les journalistes qui font la promotion du végétarisme dans les réseaux sociaux. Il/elle écrira probablement à ce sujet, mais certainement pas dans le contexte que votre patron/client apprécierait. 

Si vous avez créé une liste de médias, ajoutez des notes dans le document pour vous rappeler ce que vous avez découvert, et n’oubliez pas de les mettre à jour souvent.

Se concentrer sur les bonnes personnes

Ceux qui ont une certaine expérience dans les relations publiques se souviennent des moments où faire des « relations avec les médias » signifiait rencontrer des journalistes pour discuter autour d’un café. Il ne reste plus beaucoup de temps pour de telles activités : il y a de plus en plus d’articles sur le marché des médias (ce qui signifie plus de journalistes à contacter), et les spécialistes des relations publiques ne doivent pas qu’entretenir leurs relations avec les journalistes. Ils doivent maintenant aussi assumer le rôle de conseiller d’affaires, de spécialiste du marketing, de planificateur des médias et de journaliste/spécialiste du contenu.

Vous n’avez pas besoin de connaître tout le monde, juste les bonnes personnes. Concentrez-vous sur le renforcement des relations avec les médias et les influenceurs qui comptent vraiment pour votre marque. La recherche automatique des contacts n’est pas mauvaise – elle peut être utile. Souvent, les RP utilisent la base de données des médias. N’oubliez pas de rechercher les contacts en fonction de certains mots clés. C’est le meilleur moyen d’avoir des contacts – ne manquez pas cette chance.

Prenez des notes – les détails sont essentiels à l’établissement de relations précieuses

Non seulement cela vous aidera à garder une trace de toutes vos interactions avec chacun de vos contacts, mais cela donnera également à votre équipe quelques indices sur la personne qui parle, avec qui et à propos de quoi.

• Astuce #1 : Si un journaliste avec qui vous êtes en contact part en vacances le mois prochain, prenez note de ce fait afin que la prochaine fois que vous lui parlerez, vous pourriez lui demander comment était le voyage.
• Astuce #2 : Avez-vous vu un tweet d’un journaliste intéressant qui correspond au sujet que vous lui avez écrit ? Enregistrez-le.
• Astuce #3 : Vous pouvez facilement ajouter des notes, des étiquettes et des commentaires en utilisant un outil pour gérer vos relations avec les médias en équipe.

Les choses qui peuvent vous disqualifier immédiatement

On communique avec un journaliste qui reçoit 1 000 messages par jour. La technologie facilite la communication à grande échelle en un rien de temps, mais, malheureusement, cette communication est rarement personnalisée. Il y a plusieurs choses qui peuvent vous barrer la route immédiatement :

1. Vous ne visitez pas le site internet du journaliste pour voir ce qu’il écrit et personnaliser votre présentation de façon appropriée.
2. Lorsque vous suggérez un sujet qui concerne quelque chose que le journaliste n’écrit pas, ne connaît pas et/ou il ou elle n’a jamais entendu parler de vous.
3. Le contenu que vous voulez que les journalistes publient a déjà été publié ailleurs, ou il échoue à la vérification du plagiat.

Relations publiques écrites et techniques médiatiques

Supposons que « nous mettons en œuvre un nouveau système de certification ». Le journaliste a tout couvert et enregistré comme il faut. Et maintenant, il ou elle travaille à finaliser l’histoire et… se demande « qu’est-ce que cette personne voulait dire ? » Si le journaliste ne peut pas le comprendre, le spectateur/lecteur ne le comprendra sûrement pas non plus. La meilleure pratique de relations avec les médias est que le journaliste appelle et demande des éclaircissements, ou rien de ce que nous avons dit ne sera inclus dans l’article, résultant ainsi en une occasion de publication perdue. Cependant, ce n’est pas la fin des problèmes potentiels. Le journaliste peut assumer le rôle d’interprète lui-même.

Un bon sujet, une bonne recherche, des matériaux bien préparés, un langage intéressant (à l’oral comme à l’écrit), tels sont les facteurs de réussite de base pour de bonnes relations médiatiques avec les journalistes. À l’ère d’Internet et des réseaux sociaux, vérifier chaque élément d’information ne prend pas plus de 5 à 10 minutes. Cette fois-ci, il s’investit dans une relation avec un journaliste qui peut souvent faire plus que lui rendre la faveur. Vous voulez améliorer vos techniques de rédaction de relations publiques ? Prenez ces conseils en considération.

Vérifier, vérifier et vérifier à nouveau pour établir de bonnes relations avec les médias

Une fois que vous avez le communiqué de presse, la liste des médias et le mail de présentation prêt et approuvé, vous êtes à peu près prêt à y aller. Assurez-vous de vérifier trois fois la grammaire, la ponctuation et l’orthographe. Est-ce que vous l’envoyez au bon journaliste ? Aussi, assurez-vous que le temps est idéal pour envoyer des communiqués de presse. Le meilleur moment est entre le lundi après-midi et le jeudi matin. Si possible, essayez de ne pas envoyer de mails le vendredi (sauf si la date limite pour la demande d’un journaliste est ce jour-là).

Gardez le contrôle de vos contacts médias

Il est tentant d’envoyer des présentation sur Gmail ou Outlook, mais vous perdez la traçabilité. Vous voulez faire un suivi efficace sans savoir s’ils ont même ouvert votre mail ?

Les journalistes détestent les questions comme « avez-vous reçu mon courriel » et cela peut nuire à vos relations.

En utilisant un CRM (Customer Relationship Management, soit la gestion de la relation client), vous pouvez garder le contrôle de vos contacts médias; voir qui a lu votre communiqué de presse, ouvert votre mail, ou n’a pas reçu votre mail du tout. Cela facilite beaucoup le processus de suivi et vous pouvez envoyer un autre mail en toute confiance.

Conclusion – comment améliorer les relations avec les médias ?

Établir de bonnes relations avec les médias peut se résumer en cinq étapes :

1. Déterminez quels journalistes seront intéressés par votre sujet et trouvez leurs coordonnées.
2. Laissez à votre équipe quelques notes sur les personnes qui parlent, avec qui et au sujet de quoi.
3. Choisissez un bon sujet, un langage intéressante (parlée et écrite) et préparez-vous.
4. Vérifiez trois fois la grammaire, la ponctuation et l’orthographe.
5. Utilisez un CRM pour garder le contrôle de vos relations avec d’importants contacts médias.